RENCANA PEMBUKAAN UNIT KEGIATAN MAHASISWA FORUM KOMUNIKASI MASYARAKAT SADAR ARSIP (UKM-FKMSA) JAWA TIMUR DI UNIVERSITAS HANG TUAH
Pada hari ini Kamis 21 Desember 2023 pk 09.00 – 10.30 bertempat di Ruang Rapat Warek III telah diselenggarakan Rapat Kerja Wakil Rektor III untuk membahas rencana pembukaan UKM-FKMSA pada Tahun 2024. Acara yang dihadiri oleh Dr. Sulistiyanto, S.E., M.M., M.Sc., PSC. (Warek III UHT), Dr. Djoko Siswanto Muhartono, Drs., M.Si. (Wakil Ketua FKMSA Jawa Timur/Dosen FISIP UHT), Budi Priyono, S.Sos., M.M. (Ka. BKAA), Rasidi dan Heri Staf BKAA.
FKMSA adalah UKM sebagai wadah mahasiswa berperan dalam: (1) memasyarakatkan pentingnya tata kelola arsip; dan (2) peningkatan keterampilan masyarakat dalam tata kelola arsip.
Makna masyarakat ini meliputi: perorangan, kelompok, dan lembaga.
Dasar Hukum pendirian FKMSA adalah: (1) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; (2) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Peraturan Pelaksana Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; (3) Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Tahun 2015 Nomor 4 Seri D);
(4) Surat Keputusan Gubernur Jawa Timur Nomor 188 Tahun 2016 tentang Forum Komunitas Masyarakat Sadar Arsip di Jawa Timur, tertanggal 8 September 2016. Pada acara rapat ini telah disepakati bahwa pada bulan Januari 2024 diadakan: (1) sosialisasi FKMSA; (2) pembentukan FKMSA di UHT dan (3) Studi Banding ke Unit Pengelola Kearsipan Universitas Airlangga.
FKMSA di bawah pembinaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur dan sekaligus sebagai implementasi MoU antara Rektor UHT dan Gubernur Jawa Timur Nomor: 120.23/286/KSB/011.3/2021 dan Nomor: B/3058/UHT.AO/XII/2021 tertanggal 13 Desember 2021.
Setelah acara rapat selesai dilanjutkan berkunjung ke Perpustakaan UHT untuk melihat tata kelola perpustakaan. Penyimpanan arsip di UHT masih terpisah di beberapa unit kerja, baik ”arsip statis” dan ”arsip dinamis,” sedangkan di beberapa perguruan tinggi di Jawa Timur telah menjadi satu ”Depo Arsip,” di mana setiap unit ”wajib serah” arsip ke Depo Arsip secara berkala. Oleh karena itu, di masa mendatang UHT selayaknya dapat membangun Depo Arsip demi penyelamatan arsip, terutama arsip statis dan alih media atau digitalisasi arsip. (@djosimu)